Sabendo que todo ser humano tem as mesmas 24 horas em seu dia, ter uma boa gestão do tempo é algo que todos que querem evoluir em sua vida pessoal e profissional deveriam dominar. Nesse artigo vou contar como melhorar sua produtividade e otimizar seu dia, afinal você pode aproveitar a oportunidade ou continuar na mesma. Daqui para frente depende de você.
Indo direto ao ponto: Se você está sobrecarregado, perde prazos, não consegue praticar esportes, não se alimenta direito, tem pouco lazer com a família e vive estressado, aprender sobre gestão do tempo mudará a forma de encarar todos esses dilemas.
Nos últimos 20 anos de carreira fui estagiário, coordenador, gerente e diretor das maiores multinacionais de telecomunicações no mundo aplicando as técnicas que vou descrever aqui. Toda a entrega de resultados veio através de muito esforço, mas também de muito estudo, principalmente no desenvolvimento de um processo de organização e planejamento de atividades. Desenvolvi habilidade de gestão do tempo para poder dar conta de equipes enormes e multidisciplinares, espalhadas em todos os cantos do Brasil e do Mundo.
Mas enfim, por que falar em gestão do tempo e produtividade?
O tempo é o único e verdadeiro recurso que temos. Todos os dias, recebemos a mesma quantidade de horas que qualquer pessoa que viva nesse mundo. Desde Bill Gates, Jeff Bezos a você. A quantidade de tempo é exatamente a mesma: 24 horas por dia.
O tempo além de democrático também é um recurso escasso, ele está só acabando. Não é possível guardar no banco para usarmos depois. Não é possível voltar a momentos, muito menos pará-lo para tomar decisões. Costumo sempre dizer que:
“Perder tempo é o mesmo que perder a vida. Tempo não é dinheiro, tempo é vida.”
Quando falamos em gestão de tempo, temos muitas estratégias para sermos mais eficientes. Algumas delas são:
- Identificar suas prioridades na vida;
- Elencar a necessidade de suas atividades;
- Organizar tarefas e identificá-las em Importante x Urgente;
- Fazer lista diárias;
- Eliminar a procrastinação;
- Reduzir os ladrões de tempo.
A organização da nossa vida pode se assemelhar com a de uma empresa
Pense no planejamento estratégico de uma companhia. Primeiro as empresas idealizam onde estão (ponto A) e onde querem chegar (ponto B), depois definem os recursos necessários (habilidades) para a jornada e por último colocam em prática. Com isso, essas companhias transformam ideias em tarefas que gerarão resultados.
Assim deve ser feito também na sua vida. Entretanto, aqui o desafio é transformar o planejamento estratégico (sua visão) em tarefas diárias. Para isso, uso quatro passos fundamentais para organizar o dia a dia e entrar em ação:
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Escrever a visão para sua vida daqui a 5, 10 e 20 anos.
Pergunte-se onde você quer estar, com quem e fazendo o que. Essa visão deve ser baseada nos seus valores como família, lazer, trabalho, respeito, amor pela natureza, dinheiro, carreira e espiritualidade;
- Analisar a situação atual
Dê uma nota para cada área da sua vida, de acordo com a sua visão, e veja as que estão mais distantes de alcançar. Deve ser por essas áreas que você vai começar a criar projetos e objetivos, exatamente por elas serem as mais difíceis.
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Criar Projetos/Objetivos
Criar os objetivos para cada segmento da sua vida seguindo a metodologia S.M.A.R.T
- Específicos – ou seja, bem definidos e com o máximo de detalhes possível.
- Mensuráveis – o que não se mede não se melhora.
- Relevante – tem que estar em linha com seus sonhos.
- Atingível – Devem ser desafiadores, mas não a ponto de serem impossíveis.
- Temporal – Precisa ter data. Prazos são cruciais para entrar em ação.
Transformar os objetivos em tarefas diárias – Criar sua To do list.
Todas as noites faça a sua lista de tarefas do dia seguinte. Parece simples e óbvio, mas tente escrever as 3 coisas que não deixará de fazer e verá sua produtividade disparar.
Uma vez que você tenha seguido esses passos, será necessário criar uma rotina de revisão. Assim como as empresas fecham seus resultados trimestrais e anuais, você também deve fazer o seu balanço.
A rotina que funciona para mim é a seguinte:
- Anualmente revisar o andamento do plano de longo prazo, visão de 5, 10 e 20 anos. Pra mim funciona muito bem fazer isso em dezembro;
- Uma vez por trimestre revisar a evolução dos projetos;
- Semanalmente revisar os objetivos dos projetos;
- Diariamente revisar a minha to do list de tarefas. A dica é prepará-lo na noite anterior, assim você começa o dia produzindo.
Eu considero a lista de tarefas diárias a ferramenta mais importante para aumentar a produtividade. Por isso vou falar um pouco mais dos segredos para que a To Do List te leve em direção dos seus objetivos.
Como o nome já diz, a Lista de Tarefas Diária deve ser reescrita todos os dias e incluir apenas as coisas que você vai fazer naquele dia. Sugiro fazer um máximo de dez coisas (menos é melhor). Se ainda há algumas coisas na lista no final do seu dia, então copie-as para o dia seguinte.
Você também deve estar atento para incluir pelo menos uma coisa que o move em direção aos seus objetivos, algo que esteja diretamente conectado a um grande projeto em sua lista mestra. Deixo aqui alguns exemplos de atividade diárias: Comprar um livro de italiano, enviar um e-mail para seu mentor, comprar café, inscrever-se em uma agência de recrutamento ou pesquisar professores de violão.
Essas são tarefas que podem ser executadas no dia movendo você em direção a grandes objetivos como falar italiano fluentemente, aprender violão para tocar em uma banda ou conseguir um novo emprego. Tudo isso andando um passo de cada vez.
Dicas extras:
- Tarefas são ações. Ação é um verbo. Para toda tarefa escreva o verbo no infinitivo (Comprar, cadastrar, enviar).
- Reescrever todos os dias a lista é um passo fundamental. TODOS OS DIAS. No PAPEL.
- A ação deve ser realizável em um intervalo de tempo do dia. Agende esse intervalo de tempo.
Não existe bala de prata. Acredito no trabalho duro e no longo prazo.
Se você tem um sonho, precisa levantar do sofá e ir atrás dele. Aprendi que saber porquê você quer conquistar o seu objetivo vai te ajudar a perseverar. Em muitos momentos será difícil, você vai querer desistir. E então, nesse momento será a disciplina em seguir a sua lista de tarefas que te manterá em movimento. Agora é com você. A única coisa que não posso fazer é pagar na sua mão para fazer acontecer.
